Gérer des projets, ce n’est pas seulement garder l’œil sur leur avancée. Il s’agit de gérer efficacement votre temps pour respecter les délais, synchroniser votre calendrier à celui de toute l’équipe.
Tout passe forcément par la sécurisation des données et le partage des informations pour simplifier la coordination des équipes en charge des différents projets. Il existe désormais la solution gestionnaire de projet ou cloud professionnel, mis au point pour répondre aux besoins grandissants des entreprises. On vous explique l’utilité d’un logiciel gestion de projet.
Gestion de projet = données sécurisées et accès contrôlés
Dans une entreprise, chacun dispose de son propre environnement de travail : un ordinateur et éventuellement des périphériques. L’enregistrement des différents fichiers se fait alors de manière individuelle mais le risque de dommage ou de perte est omniprésent. Il suffit en effet d’une erreur de manipulation, même infime, ou d’une erreur système pour que le travail d’une journée (ou de toute une carrière) disparaisse définitivement. La possibilité qu’un utilisateur malveillant accède aux données pour en faire un usage inapproprié subsiste également parce que le niveau de sécurité n’est pas vraiment optimal.
La gestion de projet en ligne, obligatoire pour gérer au mieux vos dossiers !
C’est dans ce contexte délicat que le cloud intervient. Il s’agit d’un système d’archivage performant. Vous avez en effet la possibilité de sauvegarder un maximum de données (sensibles ou non) sur un serveur externe hautement sécurisé. Tous les formats de fichiers peuvent être externalisés et il n’y aucune contrainte concernant leur volume. Tout ce que vous avez à faire est d’enregistrer votre travail régulièrement sur l’hébergeur externe en utilisant votre ordinateur ou un autre périphérique avec lequel vous pouvez accéder à internet.
Tout ce qui est sauvegardé sur le cloud bénéficie d’une protection optimale. Vous pouvez choisir qui peut accéder à quel fichier spécifique. Une personne qui n’a pas été « invitée » ne peut accéder à la banque de données. En outre, le niveau d’accès de chaque participant peut être contrôlé. Tout repose sur le paramétrage que vous choisissez, sachant que vous pouvez y apporter les modifications que vous souhaitez à chaque fois que c’est nécessaire. Les informations sensibles ne risquent plus de tomber entre de mauvaises mains, vous avez la garantie de pouvoir consulter, modifier ou supprimer vos ressources à votre convenance. La gestion de projet en ligne s’accompagne donc d’un maximum de sécurité !
Gestion de projet = informations synchronisées et partagées
Il fut un temps où les notes se prenaient obligatoirement sur un agenda manuscrit ou sur un logiciel individuel. Pour que chaque membre d’une équipe soit correctement briefé, il est alors nécessaire de comparer toutes ces notes, ce qui fait perdre énormément de temps. Le logiciel de gestion de projet vous permet de maintenir tous vos collaborateurs au courant des moindres détails avec une rapidité et une efficacité saisissantes. Vous mettez un fichier ou une information en ligne et tous les utilisateurs qui y ont accès prennent connaissance des mises à jour en temps réel.
Notez que vous pouvez inviter ou retirer un participant interne ou externe suivant la progression du projet en cours. Une fois que les tâches ont été dispatchées, chacun garde un visuel sur les étapes que les autres ont franchi ou sur les détails qu’il reste à peaufiner. L’époque où la belle excuse du «Je croyais qu’untel s’en chargerait… » pour ne pas assumer ses responsabilités est bel et bien révolu. De la même manière, une omission ne peut plus être assimilée à une non-réception des informations.
Avec le cloud, tout le monde sait tout ce qu’il faut savoir sur tous les sujets importants. Les modifications sont visibles dès leur validation. Il n’y a rien de mieux pour faire avancer votre équipe dans le même sens afin de faciliter l’accomplissement des travaux qui vous sont confiés.
Gestion de projet = communication améliorée et productivité augmentée
Traverser tout l’immeuble pour vous entretenir d’urgence avec un collègue, devoir passer d’innombrables coups de fil pour faire passer une même information à des tas de gens, devoir laisser le projet en suspens parce qu’untel est en congé et qu’il est injoignable… Ce sont autant de désagréments auquel vous pouvez faire face au quotidien.
Le logiciel de gestion de projet combine pourtant les fonctionnalités d’une chat-room et du cloud. Et l’application mobile qui y est intégrée vous offre de nombreuses solutions pour améliorer la communication avec tous les participants. Les outils comme une plateforme de discussion instantanée, le partage d’écran et la visioconférence vous permettront en effet de mettre vos collaborateurs et même le client concerné au courant.
Si vous faites face à une situation périlleuse nécessitant une nouvelle étude ou une prise de décision importante, vous ne serez plus obligé d’attendre que tout le monde soit disponible pour une réunion d’urgence. Les absents n’auront qu’à se connecter au logiciel de gestion de projet. La productivité en sera assurément boostée.
Gestion de projet = travail en équipe simplifié
En théorie, la collaboration implique la participation active de chaque membre du staff. Mais en pratique, il y en a toujours qui cherchent à devancer les autres ou au contraire, à attendre que les autres fassent leur travail à leur place. Un logiciel de management aidera votre équipe à se serrer les coudes. La compétitivité cèdera sa place à une parfaite coopération, tout le monde ayant accès aux mêmes renseignements. L’impact que ça aura sur les projets menés n’en sera que positif et l’image que vos clients auront de votre entreprise sera certainement positive.
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